Businessplan schreiben – Unsere Erfahrungen, Herausforderungen und die besten Tipps aus der Praxis

Preslava Koleva
vor 4 Tagen
4 Min. Lesezeit

Wer ein Unternehmen gründen möchte, kommt an einem Businessplan kaum vorbei. Viele denken dabei zunächst an ein Dokument für die Bank oder einen Antrag auf Fördermittel. Doch während wir unseren Businessplan für unsere Café-Konditorei erstellt haben, wurde schnell klar: Ein Businessplan ist viel mehr als das. Er ist der Fahrplan für das eigene Unternehmen.

Als wir mit der Planung begonnen haben, dachten wir, dass wir den Businessplan in wenigen Wochen fertigstellen würden. Tatsächlich hat uns der Prozess deutlich länger begleitet. Nicht, weil das Schreiben so aufwendig war, sondern weil hinter jedem Kapitel intensive Recherche, strategische Entscheidungen und zahlreiche Berechnungen stecken.

Rückblickend können wir sagen: Das Schreiben selbst machte vielleicht 20 % der Arbeit aus – die restlichen 80 % bestanden aus Recherche, Planung und der kontinuierlichen Überprüfung unserer Annahmen.

Der größte Fehler: Einfach loszuschreiben

Am Anfang wollten wir den Businessplan Kapitel für Kapitel schreiben. Doch schnell wurde deutlich, dass viele Bereiche eng miteinander verknüpft sind.

Die Zielgruppe beeinflusst das Sortiment. Das Sortiment wirkt sich auf die Umsatzplanung aus. Die Umsatzplanung bestimmt wiederum den Personalbedarf und die Liquidität. Ändert sich eine Annahme, müssen oft mehrere Kapitel angepasst werden.

Deshalb würden wir heute jedem Gründer empfehlen, den Businessplan nicht linear zu schreiben, sondern ihn Schritt für Schritt aufzubauen und regelmäßig zu überarbeiten.

Unser Vorgehen

Wir haben unseren Businessplan in mehreren Etappen entwickelt:

Die Geschäftsidee vollständig definieren.
Markt und Wettbewerb analysieren.
Zielgruppen festlegen.
Produkte und Dienstleistungen ausarbeiten.
Marketing- und Vertriebsstrategie entwickeln.
Unternehmensorganisation planen.
Investitionen und Finanzierung ermitteln.
Finanzplan erstellen.
Alle Kapitel aufeinander abstimmen.
Die Executive Summary ganz zum Schluss schreiben.

Die Executive Summary sollte immer zuletzt entstehen. Erst wenn alle Inhalte ausgearbeitet sind, lässt sich das Unternehmen auf wenigen Seiten verständlich zusammenfassen.

So ist ein Businessplan aufgebaut

Ein vollständiger Businessplan sollte mindestens folgende Kapitel enthalten:

Executive Summary
Unternehmensbeschreibung
Gründerprofil
Geschäftsidee
Produkte und Dienstleistungen
Markt- und Wettbewerbsanalyse
Zielgruppenanalyse
Marketing- und Vertriebsstrategie
Organisation und Personal
Rechtsform und Unternehmensstruktur
Chancen- und Risikoanalyse
Investitionsplanung
Finanzierungsplan
Umsatzplanung
Rentabilitätsvorschau
Liquiditätsplanung

Je nach Branche oder Förderprogramm können weitere Kapitel erforderlich sein.

Die größten Herausforderungen

Während unseres Projekts sind uns immer wieder dieselben Herausforderungen begegnet.

1. Die Marktrecherche

Es gibt unzählige Informationen, aber sie sind über viele verschiedene Quellen verteilt. Marktgrößen, Wettbewerber, Zielgruppen oder regionale Besonderheiten müssen oft mühsam recherchiert und miteinander kombiniert werden.

2. Realistische Umsätze planen

Gerade bei einer Neugründung gibt es keine historischen Zahlen. Deshalb mussten wir unsere Umsatzplanung nachvollziehbar herleiten.

Zum Beispiel anhand von:

Öffnungszeiten
Anzahl der Sitzplätze
durchschnittlichem Bon
erwarteter Auslastung
saisonalen Schwankungen
Zusatzgeschäft wie Catering oder Tortenbestellungen

3. Kosten nicht unterschätzen

Viele Gründer denken zunächst an Miete, Personal und Wareneinsatz.

Tatsächlich kommen zahlreiche weitere Kosten hinzu:

Versicherungen
Steuerberatung
Software
Marketing
Gebühren
Verpackungen
Reparaturen
Wartungen
Reinigung
Rücklagen

Gerade diese kleinen Positionen summieren sich schnell zu mehreren hundert Euro im Monat.

4. Der Finanzplan

Der Finanzplan war für uns mit Abstand der anspruchsvollste Teil des gesamten Businessplans.

Hier reicht es nicht aus, Zahlen einzutragen. Alle Annahmen müssen logisch zusammenpassen und sich gegenseitig erklären.

Wenn beispielsweise der Umsatz steigt, verändern sich gleichzeitig Wareneinsatz, Personalbedarf, Liquidität und Rentabilität.

Welche Tools uns wirklich geholfen haben

Während der Erstellung haben wir viele Quellen genutzt. Zwei Plattformen waren für uns jedoch besonders hilfreich.

Gründerplattform – perfekt für den inhaltlichen Aufbau

Für die Struktur unseres Businessplans haben wir die Gründerplattform genutzt.

Besonders hilfreich fanden wir:

klare Schritt-für-Schritt-Anleitung,
hilfreiche Leitfragen,
Beispiele aus der Praxis,
kostenlose Vorlagen,
verständliche Erklärungen zu jedem Kapitel,
Orientierung an den Anforderungen vieler Banken und Förderprogramme.

Gerade wenn man zum ersten Mal einen Businessplan schreibt, nimmt einem die Plattform viele Unsicherheiten.

Unternehmerheld – unser Werkzeug für den Finanzplan

Für den Finanzteil haben wir den Finanzplaner von Unternehmerheld genutzt.

Damit konnten wir professionell erstellen:

Investitionsplanung
Umsatzplanung
Kostenplanung
Kapitalbedarfsplanung
Liquiditätsplanung
Rentabilitätsvorschau

Besonders hilfreich war die automatische Verknüpfung aller Zahlen. Änderungen wurden direkt in den entsprechenden Auswertungen übernommen. Dadurch konnten wir unseren Finanzplan wesentlich effizienter erstellen und typische Excel-Fehler vermeiden.

Natürlich ersetzt auch die beste Software keine realistischen Annahmen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, Umsätze, Kosten und Investitionen plausibel zu planen.

Was unbedingt in einen Businessplan gehört

Ein guter Businessplan beantwortet immer diese Fragen:

Welches Problem löst das Unternehmen?
Warum kaufen Kunden genau bei euch?
Was unterscheidet euch vom Wettbewerb?
Wie gewinnt ihr neue Kunden?
Wie verdient das Unternehmen Geld?
Wann wird das Unternehmen profitabel?
Welche Risiken gibt es?
Wie geht ihr mit diesen Risiken um?

Kann ein Leser diese Fragen nach dem Lesen beantworten, ist der Businessplan bereits auf einem sehr guten Weg.

Die besten Quellen für die Recherche

Neben den beiden Tools haben wir viele weitere Quellen genutzt.

Besonders hilfreich waren:

Gründerplattform
Unternehmerheld
Industrie- und Handelskammer (IHK)
Handwerkskammer (HWK)
KfW
Statistisches Bundesamt (Destatis)
Landesämter für Statistik
Bundesagentur für Arbeit
Google Maps
Google Rezensionen
Webseiten der Mitbewerber
Branchenverbände
Geschäftsberichte ähnlicher Unternehmen

Gerade Google Maps war für uns überraschend hilfreich. Dort konnten wir Wettbewerber analysieren, Preisniveaus vergleichen, Öffnungszeiten recherchieren und Kundenbewertungen auswerten.

Unsere wichtigsten Erkenntnisse

Nach vielen Wochen Arbeit würden wir heute einige Dinge anders machen.

Wir würden deutlich früher eine feste Struktur erstellen.

Wir würden jede Quelle sofort dokumentieren.

Und wir würden alle finanziellen Annahmen direkt in Tabellen festhalten.

Außerdem würden wir früher damit beginnen, den Businessplan regelmäßig gegenlesen zu lassen. Oft fallen anderen Personen Widersprüche oder Unklarheiten auf, die man selbst längst übersieht.

Unsere Tipps für Gründer

Recherchiert zuerst, schreibt danach.
Plant genügend Zeit ein.
Dokumentiert alle Quellen.
Begründet jede wichtige Zahl.
Analysiert eure Wettbewerber gründlich.
Denkt auch an kleine Kostenpositionen.
Lasst den Businessplan gegenlesen.
Aktualisiert ihn regelmäßig.
Schreibt die Executive Summary immer zuletzt.
Nutzt digitale Tools, aber hinterfragt jede Zahl.

Unser Fazit

Ein Businessplan ist kein Dokument, das nach der Gründung in einer Schublade verschwindet. Er entwickelt sich gemeinsam mit dem Unternehmen weiter.

Für uns war der Businessplan nicht nur Voraussetzung für die Finanzierung, sondern vor allem ein Werkzeug, das uns geholfen hat, unsere Geschäftsidee kritisch zu hinterfragen, Chancen zu erkennen und Risiken frühzeitig zu minimieren.

Heute greifen wir noch immer regelmäßig darauf zurück. Neue Produkte, zusätzliche Dienstleistungen oder Investitionen lassen sich viel einfacher bewerten, wenn bereits eine solide Planung vorhanden ist.

Unser wichtigster Rat lautet deshalb: Seht den Businessplan nicht als Pflichtaufgabe, sondern als Investition in euer eigenes Unternehmen. Die Zeit, die ihr heute in eine sorgfältige Planung steckt, wird euch später viele Entscheidungen erleichtern.